چگونه مدیر موفقی باشیم؟

مدیریت واژه‌ای است که امروزه بسیار متداول شده و بسیاری افراد به گمان اینکه مدیر هستند یا مدیریت می‌کنند، این واژه‌ را در پس عنوان خود یدک می‌کشند. اما به واقع مدیران دارای مشخصه‌های منحصر به فردی هستند که به‌صورت توانایی‌های ارثی، تجارب یادگیری (اکتسابی) یا ترکیبی از این دو در افراد ظاهر شده و عملکرد و کارایی و سبک مدیریت فرد را تحت تأثیر قرار داده و متناسب با نوع ویژگی‌های شخصیتی، بازدهی و شیوه مدیریت آنها متفاوت خواهد بود. اصطلاحاتی همچون مدیریت زندگی، مدیریت پروژه، مدیریت تولید، مدیریت زمان، مدیریت درآمد، مدیریت هزینه، مدیریت مالی، مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت بازاریابی، مدیریت بحران، مدیریت تعارض، مدیریت تیم، مدیریت تغییر، مدیریت منابع انسانی، مدیریت کسب و کار، مدیریت استراتژیک و … بکار رفته در دنیای امروز چه چیزی را در ذهن‌‌مان متبلور می‌سازد؟ براستی همه این عناوین، مدیر تلقی می‌شوند؟ اختلاف بین مدیران از چه روی است؟ وجه مشخصه و ویژگی‌های شخصیتی آنان چیست؟ و سئوالات بی‌شمار دیگری که در ذهن افراد بدون پاسخ باقی مانده‌اند.

تیم ها از افرادی تشکیل می‌شوند که توانایی ها و دیدگاه های مختلفی دارند، و حتی پست شغلی آنها با هم یکسان نیست. برای بعضی از آنها ممکن است وظایفی که به ایشان محول شده، چالش برانگیز باشد، و نیاز حمایت شما داشته باشند. بعضی از افراد هم ممکن است در وظایفی که به ایشان سپرده‎‌اید، کهنه کار باشند، و به هرحال به دنبال فرصت‌هایی برای ارتقای مهارت هایشان بگردند. در هر حالت، این مسئولیت شماست که تمام افراد را به سمت جلو برانید.

اکنون که شما جایگاه مدیریت را در اختیاردارید، باید بفهمید چه تغییراتی در نقش و موقعیتتان ایجاد خواهد شد؟ چیزی که به طور ویژه مدیر را از دیگران متمایز می‌کند، عدم دخالت مستقیم او در امور است. اولویت کاری مدیران  این نیست که شخصاً و مستقیماً در امور کاری دخالت داشته باشند. بلکه شما به عنوان مدیر، مسئول کار دیگران هستید و موفقیت شما به نحوه انجام وظایف کل گروه و تیم وابسته است. حالا شما مسئول حجم کار بسیار بیشتری از آنچه که خودتان می‌توانستید انجام دهید هستید. دیگر دخالت مستقیم در برطرف کردن مشکلات را کنار بگذارید. این کار دیگر جزو وظایف شغلی شما نیست.

یک مدیر موفق چه ویژگی‌های شخصیتی باید داشته باشد؟ او بایستی از سطح بالایی از انرژی، تحمل در برابر فشار، بلوغ عاطفی و اعتماد به نفس برخوردار باشد. در حقیقت، شخصیتی که از نظر عاطفی به بلوغ رسیده به خود و دیگران احترام می‌گذارد و قادر است میان اهداف شخصی و سازمانی تعامل ایجاد کند و در مواقع بروز بحران آرام است.

از مهارت‌های خوب فردی بنحوی برخوردار است که روابط بین افراد و گروه‌ها را درک و به عقاید و احساسات دیگران برای ایجاد همبستگی توجه می کند. میزان نفوذ او بر زیر دستان براساس شیوه‌های مناسب مدیریتی است. او برای نظرات و آرا زیر دستان خود اهمیت قائل شده و کمتر با اعمال قدرت مستقیم، برنامه‌های خود را هدایت می‌کند. تصمیم‌گیرنده اصلی را فقط خودش ندانسته و در مقابل کوتاهی و خطاهای زیر دستان سختگیر نبوده و به دنبال ارضای قدرت طلبی نباشد، توجه به اهداف پیشرفت طلبانه داشته و برنامه‌هایشان را برای رسیدن به پیشرفت ها و موفقیت‌های بالاتر سازمان‌بندی می‌کند و همین عامل خود سبب پیشرفت بالاتر دراو شده است.اصولاً در هر مجموعه‌ سازمانی، ایجاد ارتباطات اصولی شغلی و انسانی افراد و اداره کردن و هماهنگ‌سازی منابع انسانی‌، مادی و امکانات موجود آن در جهت اهداف سازمانی و فردی نیازمند به اهرمی موثر است که به‌عنوان مدیریت شناخته می شود.

مدیریت چیست؟

تعاریف زیادی از مدیریت شده که از جمله ایجاد توازن بین منابع و فعالیت‌های کاری مختلف است، همینطور فرایند نظام‌مند به‌منظور دستیابی به اهداف مشترک و کوشش‌های فردی و گروهی است، آسانترین تعریف، اداره کردن برای رسیدن به اهداف مشترک از طریق عناصر اصلی پنجگانه مدیریت (طراحی، برنامه‌ریزی، سازماندهی، فرماندهی، هماهنگی و کنترل) است. شاید این تعریف آسان باشد اما در پس هر یک از این عناصر، مشکلات پیچیده‌ای چنبره زده که حائز اهمیت است، به‌طوری‌که حتی بسیاری از بهترین متخصصان، دانشمندان، سیاستمداران، استادان قادر نبوده مدیریت خوب و موفقی را داشته باشند البته همگی ژست و عنوان مدیر را داشته‌اند.

چه عواملی مدیر را از مدیریت جدا می‌کند؟ شاید این همان دلیلی باشد که بسیاری افراد به‌عنوان سرپرست یا رئیس شناخته می‌شوند (یا دوران ریکاوری) تفاوت قائل شدن بین مدیر و راهبری از دلایل دیگری است که مشخص می‌کند آیا به‌راستی مدیریت افراد در سازمان‌ها همان راهبری آنها است یا اینکه راهبری عنصری از عناصر مدیریت است.

مدیران معمولاً وظایف مختلفی بر عهده‌دارند و ممکن است این مسئله بسیار خسته‌کننده و گیج کننده باشد. ممکن است برای کار جدید خود، دستورالعمل‌های متفاوتی داشته باشید و لازم باشد از قوانین جدید و متفاوتی پیروی کنید (مخصوصاً در زمینه منابع انسانی)

شخصی باتجربه پیدا کنید و از او بخواهید در این تغییرات و دوره گذار، به شما کمک کند. استفاده از یک فرد پر تجربه بسیار مهم است و ابزاری است که به شما کمک می‌کند دیدی وسیع داشته باشید. این کار همچنین نظر مثبت و احترام گروه مدیران بالادست را برای شما به ارمغان می‌آورد. این کار نشان‌دهنده پختگی و جا افتادگی شماست.

چگونه یک تیم را مدیریت کنیم؟

مهارت های ارتباطی برای موفقیت در تقریبا تمام نقش‌ها ضروری است، اما مشخصا بعضی مهارت‌ها و تکنیک ها هستند که شما به عنوان یک مدیر بیشتر از زمانیکه پست غیر مدیریتی داشتید، به آنها نیاز دارید. تمام این مهارت در دو دسته‌ی کلی جای می‌گیرند:

۱- ارتباطات با اعضای تیم

در بسیاری از جلسات، مدت زمانی به طوفان فکری اختصاص داده می‌شود. به عنوان مدیر یک تیم، مسئولیت تسهیل این فرآیندها با شماست. بنابراین بر چنین مهارتی باید تسلط پیدا کنید. مهارت مدیریت طوفان فکری، موضوعی بیش از رسیدن به ایده‌های خلاقانه است، چرا که اینکار را اگر به عنوان یکی از اعضای جلسه هم حاضر باشید، می‌توانید انجام دهید. بنابراین باید درباره اجرای اثربخش طوفان فکری بیشتر بخوانید. اطمینان حاصل کنید که از تمام نشانه‌هایی که از انحراف طوفان فکری خبر می‌دهند، آگاهی دارید و از آنها اجتناب کنید. گوش دادن فعال، مهارت مهم دیگری است که مدیران – علاوه بر دیگران – به آن نیاز دارند. زمانیکه موقعیت آن پیش بیاید ممکن است به نظرتان اینطور باشد که می‌دانید دیگران چه چیزی می‌خواهند بگویند، و به همین دلیل گوش دادن اهمیت کمتری برایتان پیدا کند، چرا که بهرحال شما به راه حل آن فکر کرده‌اید.

در دام این موضوع نیافتید. اکثر مدیران خوب، شنوندگانی فعال هستند: اینکار به آنها کمک می‌کند زودتر مشکلات را کشف کنند (ضمن اینکه اینکار ارتباط با آنها را راحتتر می‌کند)، از سوتفاهم های پرهزینه پرهیز کنید، و بین اعضای تیم اعتماد سازی نمایید.

ملاقات های رو در رو با اعضا برای داشتن یک مدیریت عالی بسیار حیاتی است. این ملاقات ها به چند منظور انجام می‌شوند:

بازخورد عملکرد: در مورد اهداف هفته قبل صحبت کنید. اینکه به چه مسائلی به خوبی پرداخته شد، چه قسمت‌هایی از کار می‌توانند برای هفته آینده بهبود پیدا کند، چطور باید این کار انجام شود و این کار چه نتیجه‌ای در بر دارد

اهداف جلسه بعد خود را تعیین کنید: این اهداف مواردی هستند که باید در مورد آن‌ها اقدام شود و دورنمای کلی از کارهایی که در هفته بعد باید انجام شوند را به دست می‌دهد.

به مسائل و مشکلات کارکنانتان پی ببرید: حالا که در سِمت مدیریت هستید، باید بدانید ارتباطتان با دیگران کمی محدود خواهد شد. تنها راه برای با خبر شدن از مشکلاتی که بر روی عملکرد گروه شما (و در نتیجه شغل شما) تأثیر می‌گذارد این است که پای سخنان کارکنانتان بنشینید و به حرف‌های آن‌ها گوش دهید.

نظرخواهی کنید: کارکنان شما دوست دارند در تصمیمات دخیل باشند. بی‌شک اولین عامل ترغیب کارکنان برای ترک شغلشان، ضعف مدیریت است که باعث نادیده گرفته شدن احساسات و نظرات دیگران می‌شود. رتبه کاری شما نه تنها بر اساس عملکرد گروهتان تعیین می‌شود، بلکه میزان جابجایی کارکنان نیز در آن تأثیر خواهد داشت.

انگیزه دادن: در یکی از مقاله‌های پیتر اسکولز ، او به این نکته اشاره می‌کند که مردم خودشان، خودشان را تشویق می‌کنند. بهترین مدیران همیشه راهی پیدا می‌کنند تا کارکنان به انجام خوب و با افتخار وظایفشان ترغیب شوند. از جلسات خود برای یافتن اینکه چه چیزهایی باعث ترغیب کارکنان می‌شود استفاده کرده و از بازخورد آن برای بیشتر کردن کار تیمی آن‌ها استفاده کنید.

حضورداشته باشید: شما نباید خودتان را از گروهتان جدا کنید. گاهی حجم کار واقعاً طاقت‌فرسا و زیاد می‌شود و ممکن است شاید تمایل داشته باشید در این شرایط از دیگر کارکنان جداشده و به کارهایتان برسید. خصوصاً زمانی که حجم زیادی از کارهای دفتری بر سر شما ریخته باشد. هرگز نباید مثل آدم‌های گوشه‌گیر و منزوی رفتار کنید. اگر اعضای تیم، مدیر و رهبر خود را نبینند، کم‌کم در کارهایشان دچار بی‌نظمی شده و در نهایت همه چیز به ضرر شما تمام می‌شود. اگر شما از راه دور با کارکنان در تماس هستید، مطمئن شوید که آن‌ها حضور شما را حس می‌کنند و اگر مدیریت چند شیفت را بر عهده‌دارید، مطمئن شوید حتماً از تمام شیفت های کاری به طور مرتب بازدید می‌کنید.

 

فعالیت‌های تیم را ثبت کنید: نتیجه عملکرد شما بر اساس عملکرد تیم شما مشخص می‌شود، بنابراین حتماً مشکلات به وجود آماده و کارهای انجام‌شده را نوشته و ثبت کنید. به خصوص زمانی که مشکل خاصی به وجود می‌آید، انجام این کار بسیار مهم است. مشکلات پیش خواهند آمد. تمرکز و تلاش اصلی شما باید در جهت این باشد که شما و تیم تان راهی برای بر طرف کردن آن مشکلات پیدا کنید.

 

پاداش به عملکرد: منظور از پاداش، پول دادن نیست. هر چند که این کار هم می‌تواند خوب باشد ولی پول دادن موثرترین عامل ترغیب کارکنان برای داشتن عملکرد خوب نیست. قدردانی بسیار موثرتر از پول دادن است. اگر اختیار آن را دارید، برای عملکرد خوب مرخصی در نظر بگیرید. (یک روز مرخصی برای عملکرد بسیار خوب در نظر بگیرید). همیشه پاداش دهید ولی شرایط دریافت آن را سخت کنید. همچنین هنگامی که به کسی پاداش می‌دهید، آن را طوری انجام دهید که همه بفهمند. (علنی پاداش دهید و خصوصی انتقاد کنید)

۲- ارتباط با افراد خارج از تیم

بخش دیگری از کار شما اینست که شیوه‌ی تعامل اعضای تیم تان را با تیم های دیگر مدیریت کنید. از تحلیل ذینفعان (stakeholder analysis) برای تعریفِ روابط تیم تان با دیگر تیم هایی که لازم با آنها رابطه داشته باشند، استفاده کنید. سپس با این افراد صحبت کنید تا بفهمید که از شما چه می‌خواهند و چه کاری به عنوان همکاری بین تیمی می‌توانند انجام دهند.

جمع بندی

یک باور قدیمی هست که می‌گوید: “اگر می‌خواهید کاری درست انجام شود، خودتان آن را انجام دهید”. ولی بهتر است این باور را کنار بگذارید و آن را از ذهن خود پاک‌کنید. آن را فراموش کنید. این باور هیچ معنی و مفهومی ندارد و یک باور زیان‌بار محسوب می‌شود. اگر می‌خواهید کاری درست انجام شود آن را به افراد مناسب بسپارید و به کارکنانتان انگیزه دهید. اگر بخواهید بیش از حد در امور دخالت کنید، آن وقت از وظایف مدیریتی خود بازمی‌مانید. شغل شما مدیریت کردن است.وقتی کارکنان شما بدانند اوضاع از چه قرار است و در حال انجام چه کاری هستند، تمایل بیشتری برای کار کردن خواهند داشت. همه دوست دارند اطلاعاتی کلی در مورد کاری که انجام می‌دهند داشته باشند.

یک رهبر باید تلاش کند در همه جنبه‌های کار الگویی برای دیگران باشد. با حضور مثبت خود، الهام‌بخش کارکنان خود شوید. درعین‌حال که بر شرکت در کارهای تیمی و روحیه همکاری تمرکز کرده‌اید، روحیه همدردی، هم دلی و احترام به افراد را نیز نشان دهید. این مسئله بسیار مهم است که مدیران و سرپرست‌ها در محل کار برای دیگران احترام و ارزش قائل شوند. اگر شما دارای موقعیتی هستید که زندگی شخصی شما را در معرض دید عموم قرار می‌دهد باید توجه داشته باشید که تمام زندگی شما، بر الگویی که از خود برای دیگران می‌سازید، تأثیرگذار است.

جلسات رو در رو باید کمتر حالت رسمی داشته و بیشتر برای بحث و گفت و گو مناسب باشند. زیاد سعی نکنید جلسه را تحت کنترل داشته باشید. این جلسه تنها برای شما نیست، بلکه برای تمام کارمندان است.

بیشتر شرکت‌های بزرگ دارای برنامه کمک به کارمندان هستند و این کار بسیار به آنان کمک می‌کند. اگر یکی از کارکنان شما مشکلات شخصی دارد، او را به برنامه کمک به کارکنان ارجاع دهید (هرگز خودتان نقش یک روان‌شناس را برای او بازی نکنید!).

منابع : روزنامه اطلاعات ، ویکی ۵۰۴۰